Làm thế nào để kiểm soát và sử dụng chi phí một cách hợp lý trong vận hành cửa hàng luôn là vấn đề khiến các chủ kinh doanh trăn trở. Trong bài viết này, MILANO COFFEE sẽ “mách nhỏ” Quý Đại lý một số phương pháp để tránh thất thoát ngân sách cũng như đầu tư và sử dụng chi phí sao cho hiệu quả.
Việc đặt mục tiêu cho các hoạt động và phân bổ ngân sách theo từng hạng mục ngay từ ban đầu là điều cần thiết để thực hiện theo đúng lộ trình và dễ dàng ứng phó, điều chỉnh trước những thay đổi bất ngờ có thể xảy ra trong quá trình vận hành cửa hàng.
Bằng cách theo dõi sự chênh lệch giữa chi phí dự tính và chi phí thực tế trong hoạt động kinh doanh, Quý Đại lý có thể xác định các vấn đề rủi ro như trộm cắp, các điểm yếu hay lỗ hổng trong quy trình vận hành và tìm ra phương thức giảm thiểu chi phí hàng hóa gia tăng.
Một lưu ý quan trọng là chúng ta không nên bỏ qua hay xem nhẹ chi phí lãng phí thực phẩm và kiểm soát chất thải, từ đó có thể đối chứng và so sánh trong việc kiểm soát giá vốn hàng bán.
Sự bất cẩn hay lãng phí trong hoạt động như làm đổ thức uống hay bỏ thừa nguyên vật liệu cũng chiếm một phần đáng kể ảnh hưởng trực tiếp tới chi phí chung của cửa hàng. Vậy làm thế nào để họ biết sử dụng tốt và tối ưu chi phí nguyên liệu?
Cần đào tạo và bồi dưỡng nhân viên pha chế, phục vụ nhanh gọn để đảm bảo rằng các thức uống luôn đúng theo định lượng công thức và yêu cầu của khách. Điều này giúp giảm thiểu phần nào nguyên liệu bỏ đi và thời gian pha chế từ các đơn hàng gọi món sai.
Việc đối phó cũng như làm thế nào để ngăn chặn hành vi trộm cắp là một phần quan trọng trong việc kiểm soát chi phí. Để ngăn chặn những hành vi trộm cắp, chủ kinh doanh có thể sát sao hơn trong hoạt động quán như:
Với hàng tồn kho nên kiểm kê hàng hóa một cách thường xuyên.
Thường xuyên theo dõi dòng tiền, tình hình bán hàng, quản lý doanh thu, các chương trình giảm giá tại cửa hàng,…
Áp dụng hình thức gọi món với thiết bị công nghệ để dễ dàng nhập liệu và kiểm kê.
Theo dõi và đánh giá thái độ làm việc của nhân viên; kịp thời phát hiện và xử lý những hành vi trộm cắp (nếu có); quán triệt và nghiêm cấm hành vi trộm cắp nội bộ cho nhân viên, trong đó nêu rõ hậu quả phải nhận nếu vi phạm.
Quan tâm đến chất lượng công việc và nguyện vọng của nhân viên; có chính sách khen thưởng hoặc tăng lương cho những nhân viên có thành tích nổi bật để họ yên tâm và hài lòng.
Tuy nhiên, dù quản lý chặt chẽ đến đâu thì việc mất cắp là điều khó tránh khỏi. Trên đây chỉ là những cách để các chủ kinh doanh hạn chế những hành vi trộm cắp, bên cạnh đó hãy tạo cho nhân viên và cả khách hàng một môi trường thoải mái và chuyên nghiệp.
Việc kiểm soát nguồn nguyên liệu giúp chủ cửa hàng sử dụng tối đa nguồn nguyên liệu, cải thiện giá vốn bán hàng, vì vậy Quý Đại lý nên:
• Thực hiện kiểm kê hàng ngày cho một số nguyên liệu quan trọng có chi phí cao hoặc tần suất sử dụng nhiều, từ đó kiểm soát và nhập kho kịp thời những sản phẩm hư hao, quá hạn sử dụng hoặc gần hết.
• Lưu tâm đến tác phong sạch sẽ, ngăn nắp và duy trì tinh thần trung thực của đội ngũ nhân viên.
Ngoài ra, Quý Đại lý đừng quên giảm số lượng nhập vào cho những nguyên liệu thường xuyên bị dư thừa, mau hư hỏng để tránh lãng phí về sau.
Trong thời đại công nghệ số với vô vàn tiện ích thì việc áp dụng tự động hoá các quy trình lại vô cùng hữu dụng, giúp cho các chủ kinh doanh tối ưu quá trình quản lý hệ thống bán lẻ, tiết kiệm lao động nhờ vào sự hỗ trợ của các thuật toán. Mọi thao tác từ việc đặt hàng, phục vụ khách cho tới việc thanh toán, báo cáo doanh thu, in hóa đơn,… đều được thực hiện một cách tuần tự, chính xác và nhanh chóng.
Hiện nay, MILANO COFFEE cung cấp và trang thiết bị hệ thống POS với ứng dụng Ocha giúp Quý Đại lý kiểm soát tối ưu các các hoạt động kinh doanh tại cửa hàng.
Sức ép của thị trường khốc liệt đòi hỏi chủ kinh doanh phải không ngừng cải thiện năng lực cạnh tranh. Do đó, việc tối ưu hoá các quy trình, làm việc theo kế hoạch, và quản lý các hoạt động sẽ giúp các chủ kinh doanh điều chỉnh, kiểm soát chi phí một cách tốt hơn, tránh những lãng phí không đáng có. Đồng thời, nâng cao trải nghiệm dịch vụ cho khách hàng đến với cửa hàng cũng được tốt hơn.
Trên đây là 5 cách kiểm soát chi phí quán cà phê mà MILANO COFFEE muốn chia sẻ. Hy vọng rằng chúng sẽ giúp cho Quý Đại lý giảm thiểu được các chi phí hay hoạt động không cần thiết để đem lại hiệu quả kinh doanh tốt hơn trong thời gian tới.
